TUGAS UJIAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Dosen : DR. Ali Rokhman
Oleh :
Akhmad Suheli
A.Pendahuluan :
Latar Belakang Penerapan Sistim Informasi
Dalam Perkembangan teknoligi dan informasi seiring dengan kemajuan zaman menuntut peningkatan mutu informasi yang tinggi, lengkap dan akurat dalam rangka untuk mendapatkan bentuk informasi dan laporan perkembangan aktivitas suatu organisasi.
Teknologi informasi komunikasi merupakan perkembangan ilmu pengetahuan yang nantinya diharapkan akan membantu manusia dan organisasinya dalam berkarya dan memudahkan cara mendapatkan data informasi yang sangat dibutuhkan dalam membuat suatu keputusan atau kebijakan yang dilakukan.
Kemajuan teknologi informasi ini tentunya akan akan dapat mengolah pola hidup dan sistim hidup manusia dalam berorganisasi serta memacu timbulnya berbagai macam cara/langkah maju untuk membenahi pola perilaku manusia.
Sistim Informasi manajemen merupakan sistim informasi yang menggunakan peralatan teknologi baru yang dibutuhkan untuk memproses dan mengolah data input yang ada antara lain : memproses, menyusun dan menyuimpan data untuk mendapatkan hasil informasi yang baik dan berkualitas. Tentunya informasi tersebut haruslah relevan, akurat yang dapat digunakan oleh organisasi dalam mengambil keputusan yang tepat pula.
Universitas Jenderal Soedirman yang didalamnya merupakan lembaga-lembaga pendidikan tinggi untuk mencerdaskan bangsa tentunya mempunyai sumber daya manusia yang berkualitas dan mempunyau sarana dan prasarana yang memadai untuk dapat mensikapi derasnya teknologi informasi ini dengan mencoba menerapkan sistim informasi manajemen yang mendukung perlkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang global.
Tentunya dalam penerapan teknologi ini diperlukan adanya sosialisasi terlebih dahulu kepada para dosen dan karyawan tentang pentingnya sistim informasi manajemen bagi perguruan tinggi yang senantiasa dituntut untuk bersaing dengan perguruan tinggi lain dan juga melakukan kegiatan pelatihan-pelatihan tentang teknik operasional sistim informasi ini.
Sebenarnya Unsoed telah cukup lama memulai melangkah untuk menerapkan sistim informai ini dengan membentuk Tim Analisis Sistim Informasi Universitas Jenderal Soedirman yang beranggotakan para pakar teknologi informasi di lingkungannya, untuk membentuk sistim dan jaringan informasi yang dapat diakses oleh para civitas akademika. Pertama kali diperkenalkan dengan istilah SINAS ( Sistim Informasi Nasional) Perguruan Tinggi yang merupakan awal perjalanan Unsoed dalam mengembangkan tehnologi informasi. Dengan teknologi informasi ini akan menyelesaikan masalah jarak dan waktu yang menjadi kendala pencapaian informasi.
B. Tinjauan Pustaka Sistim Informasi
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang teriring dengan kemajuan zaman menuntut peningkatan pengetahuan dan keterampilan dalam mengunakan perangkat informasi.
Teknologi informasi sampai saat berkembang sangat cepat dengan penemuan dan pengembangan ilmu pengetahuan dalam bidang informasi dan komunikasi. Hal tersebut menciptakan peralatan yang mendukung perkembangan teknologi informasi, mulai dari system komunikasi sampai dengan alat komunikasi yang searah maupun yang dua arah (interaktif).
Pada dasarnya peralatan teknologi informasi meliputi 3 (tiga) perangkat utama, yaitu :
a. Sistem Komputer
b. Jaringan Sistem Komunikasi
c. Net–Tools
a. Sistem Komputer
Komputer merupakan perangkat elektronika yang mampu menerima, memproses dan menympan dat, serta menghasilkan bentuk keluaran berupa teks, gambar, simbol, angka dan suara.
Dalam pengoperasiannya, bentuk, sistem, dan fungsinya komputer terdiri atas 2 (dua) bagian, yaitu hardware dan software.
1). Hardware
Untuk memenuhi kebutuhan akan berbagai informasi, manusia senantiasa busaha untuk mengembangkan perangkat keras untuk mendukungnya. Untuk mengakomodasikan kepentingan ini, manusia menciptakan berbagai peralatan yang menyokong keininan ersebut.
2). Software
Software merupakan sebuah program komputer yang berisi sekumpulan informasi yang dibuat dengan menggunaka n bahasa khusus. Program ini memberi perintah kepada komputer untuk melakukan berbagai pengoperasian/pemrosesan terhadap data yang terdapat dalam program tersebut atau data yang dimasukkan oleh pengguna computer.
Singkat kata software merupakan “jiwa”, sedangkan hardware berfungsi sebagai “tubuh” dalam sebuah computer.
b. Jaringan Sistem Komunikasi
Jarinagn komunikasi merupakan sebuah sistem yang mampu mengubungkan dan menggabungkan beberapa titik komunikasi menjadi satu kesatuan yang mampu berinteraksi antara satu dengan lainnya.
c. Net-Tools
Berbagai macam cara digunakan manusia untuk mempermudah dan menjaga kualitas koneksi melalui dunia internet. Sejak saat itulah alat-alat yang menyokong kemampuan jaringan yang tadinya hanya digunakan oleh kalangan terbatas, sekarang sudah sangat merakyat, bahkan sampai tingkat rumah tangga.
Internet
Internet adalah sebuah dunia maya jaringan komputer (interkounikasi) yang terbentuk dari milyaran computer di seluruh dunia. Teknologi ini dimulai pertengahan tahun 70-an pada masa perang dingin dan mencapai puncaknya pada tahun 1994 ketika interface (antar muka) grafis dan konten/isi jaringan tersebut diciptakan dan diperuntukkan bagi masyarakat. Internet mengguanakan kata untuk menghilangkan hambatan jarak dan waktu dalam mendapatkan informasi. Dari segi ekonomi, internet merupakan sebuah jawaban yang sangat efisien dan relative murah bila dibandingkan dengan hasil yang akan didapat.
Perkembangan teknologi informasi yang sedikit ajaib terutama dalam bidang internet secara langsung dapat menggeser bahkan mengubah sistem dan pola hidup manusia. Perkembangan tersebut memicu aspek-aspek sosial lama yang muncul dengan cara baru. Salah satu contoh adalah sumber informasi menjadi lebih beragam dan luas. Jarak dan waktu bukan lagi kendala utama; muncul sistem pembelian dan pembayaran on-line, mengadakan rapat secara bersamaan dan langsung dari berbagai tempat, perubahan dalam bidang hokum dan perundangan. Pertukaran dan asimilasi nilai-nilai budaya tersebut cepat sampai.
Perubahan mulai muncul dari aspek sosial, internet menuntut pergerakan dengan cepat menciptakan infrastruktur dan factor-faktor yang bersangkutan dengan bidang tersebut. Bila tidak demikian, kita akan tertingal karena internet merupakan salah satu jembatan penting untuk masuk dalam kascah dunia.
Salah satu hasil dari perkembangan teknologi informasi komunikasi adalah teknologi komputer. Manfaat computer dalam kehidupan kita sehari-hari sangatlah beragam, mulai sebagai alat Bantu menulis, menggambar, menedit foto, memutar video, memutar laga, sampai analisis data hasil penelitian mampu untuk mengoperasikan program-program penyelesaian problem-problem ilmiah, industri dan bisnis.
Dengan demikian komputer sudah merupakan peralatan bagi kebutuhan masyarakat luas dan tak terbatas hanya untuk kalangan tertentu saja.
Teknologi informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, meliputi : memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dengan berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas. Informasi yang dibutuhkan akan relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu computer dengan computer lainnya sesuai dengan kebutuhan.
Perkembangan teknologi informsi memacu suatu cara baru dalam kehidupan, dari kehidupan itu dimulai sampai dengan berakhir, kehidupan seperti itu dikenal dengan e-life, artinya kehidupan ini sudah dipengaruhi oleh berbagai kebutuhan secara elektronika.
C. Output Yang Dihasilkan Sistim Informasi
1. Statemen of Purposes (SOP)
Perangkat lunak akan dibangun adalah sebuah perangkat lunak sub sistem informasi akademika disingkat SIA yang dapat membantu civitas akademika Unsoed untuk :
1. Mengelola informasi calon mahasiwa menjadi mahasiswa;
2. Mengelola informasi mahasiswa (DIM, status mahasiswa (transaksi));
3. Mengelola informasi keuangan hasil proses registrasi (SPP, SPI, Praktikum, Pendamping, Paket,….);
4. Mengelola informasi kurikulum;
5. Mengelola organisasi sumber daya(ruangan, dosen, karyawan);
6. Mengelola kalender akademik dan penjadwalan;
7. Mengelola pengajaran (perwalian, absensi, hasil studi);
8. Mengelola kelulusan mahasiswa/alumni;
9. Mengelola Kartu Tanda Mahasiswa (KTM);
10. Mengelola profile fakultas
11. Mengelola, publis dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pendidikan Unsoed;
12. Mengelola, publis peraturan-peraturan yang berkaitan dengan pendidikan;
13. Mengelola, publis informasi kegiatan yang bersifat kompetisi yang dapat diikuti oleh dosen Unsoed (Contoh : hibah bahan ajar, modeling pembelajaran, penelitian);
14. Mengelola informasi kegiatan dosen dalam Pakerti, AA, KBK, Penjaminan Mutu, Strategi pembelajaran, Success Skill, TOT;
15. Melayani (Toturial System) klinik pembelajaran secara on line.
2 User Identity/System Stakeholder
1. Calon mahasiswa
2. Mahasiswa
3. Bag. Registrasi
4. Bag. Keuangan
5. Bapendik Fakultas
6. Bapendik Pusat
7. Dosen
8. Dosen Wali
9. Pimpinan Fakultas
10. Pimpinan Universitas
11. Jurusan/Prodi
12. Banak
13. Alumni
14. Orang tua Mahasiswa
3 Problem Identify
3.1 Problem
Pengelolaan sistem akademik di Unsoed telah memunculkan berbagai permasalahan klasik yang belum bias tertangani dengan baik sampai saat ini yaitu :
1. Data JTM antara fakultas dan universitas selalu tidak sama
2. Data keuangan dari kegiatan kurang valid
3. Data pembayaran SPI untuk mahasiswa lama (<=2000) tidak tercatat
4. Mahasiswa tanpa membayar SPP masih mungkin melakukan perwalian
5. Mahasiswa menunggak pembayaran registrasi tidak termonitor
6. Alur perwalian yang terlalu panjang, baban kerja bapendik fakultas terlalu tinggi
7. Penjadwalan dan beban kerja dosen belum terkontrol
8. Risk masalah pembuatan transkip karena ekiivalensi belum terdefinisi
9. Definsi kelulusan belum seragam (lulus dinyatakan oleh SK Yudisium Dekan, tetapi ada fakultas yang menyatakan bahwa lulus tanpa SK Yudisium)
10. Mahasiswa belum bias melihat kemajuan hasil studi
11. Transkip akademika belum dibuatkan oleh sistem
12. Monitoring DO belum ada
13. Monitoring proses, penyelesaian studi akhir belum ada
14. Penataan kembali proedur, pembayaran normal, diluar jadwal, autodebet
15. Mata kuliah yang berprasyarat tetap bias diambil mesipun prasyaratnya belum lulus
16. Pembatasan SKS masih bergantung pada dosen wali
17. Pemegang kebijakan belum bias memonitor perkambangan kuliah (absensi)
18. Sistem belum bisa membuat rekap jumlah kehadiran
19. Sistem masih bingung dengan atribut mahasiswa yang mengalami pindah jurusan di lingkungan Unsoed pada semester Berbeda
20. Sistem penagiah uang registrasi mahasiswa yang mengalami pindah jurusan di lingkungan unsoed pada semester berbeda masih kacau, mahasiswa rugi
21. Denda bagi mahasiswa yang terlambat bayar registrasi dalam stu semester belum diatur
22. Proses pengambilan gambar untuk KTM menimbulkan antrean panjang, krena tidak online kamera
23. Waktu pengisian KRS sudah tiba, dosen belum memberikan nilai kepada bapendik
24. Kemajuan suatu unit belum terekam dalam suatu knowledge management system
25. Sharing informasi yang sama belum terbangun antar unit akademik
26. Keberlangsungan suatu business process dalam sistem akademik belu diikuti dengan pengembangan sistem informasi
27. Dosen belum secara jelas mengerti apa yang termuat dalam aspek pendidikan, apa yang harus dilakukan sebelum mengajar, prasyarat apa yang dianjurkan oleh unsoed ketika akan mengajar
28. Dosen muda belum terbekali dengan metode pengajaran yang tepat
29. Dosen muda kesulitan mencari tempat bertanya dalam hal pengajaran
30. Pengalaman mengajar, metode mengajar belum terekam dalam suatu sistem sehingga akses knowledge pembelajaran masih sulit didapat
31. Profile dosen berkaitan dengan pelatiha belum bias diakses dengan cepat oleh user
32. Dosen masih kesulitan dalam mendapatkan dokumen bahan ajar dan dokumen program ajar
33. Dosen masih kesulitan mendapatkan peraturan tentang akademik
34. Dosen belum mengerti tentang reward dan punishment
35. Monitoring program ajar, bahan ajar sulit diukur
36. Belum terbentuknya sistem konversi sertifikasi pelatihan
3.2 Root of Problems
Dari sekian item yang merupakan permasalahan dalam sistem bias di pilah menjadi permasalaha utama yaitu :
1. Data JMT antara fakultas dan unifersitas tidak sama
2. Data keuanagan dari kegiatan registrasi kurang valid
3. Mahasiswa tanpa membeyar SPP masih mungkin melakukan perwalian
4. Mahasiswa yang menunggak pembayaran mahasiswa tidak termonitor
5. Monitoring DO belum ada
6. Mata kuliah yang berprasyarat tetap bias diambil mesipun prasyaratnya belum lulus
7. Pembatasan SKS masih bergantung pada dosen wali
8. Sharing informasi yang sama belum terbangun antar unit akademik
9. Keberlangsungan suatu business process dalam sistem akademik belu diikuti dengan pengembangan sistem informasi
10. Dosen belum secara jelas mengerti apa yang termuat dalam aspek pendidikan, apa yang harus dilakukan sebelum mengajar, prasyarat apa yang dianjurkan oleh unsoed ketika akan mengajar
11. Pengalaman mengajar, metode mengajar belum terekam dalam suatu sistem sehingga akses knowledge pembelajaran masih sulit didapat
12. Profile dosen berkaitan dengan pelatiha belum bias diakses dengan cepat oleh user
13. Dosen masih kesulitan dalam mendapatkan dokumen bahan ajar dan dokumen program ajar
14. Dosen masih kesulitan mendapatkan peraturan tentang akademik
15. Dosen belum mengerti tentang reward dan punishment
16. Monitoring program ajar, bahan ajar sulit diukur
17. Belum terbentuknya sistem konversi sertifikasi pelatihan
18. Dosen muda belum terbekali dengan metode pengajaran yang tepat
19. Dosen muda kesulitan mencari tempat bertanya dalam hal pengajaran
4 Konsep Operasional
4.1 Registrasi
1. Registrasi mahasiswa baru
2. Registrasi mahasiswalama
3. Registrasi mahasiswa lama diluar jadwal
4. Pencetakan KTM
5. Registrasi mahasiswa lama dengan autodebet
6. Penundaan registrasi mahasiswa lama
7. Penundaan registrasi mahasiswa lama KKN
8. Registrasi mahasiswa pindah program studi dalam satu fakultas
9. Registrasi mahasiswa pindah program studi dalam satu universitas
10. Registrasi mahasiswa pindah dari perguruan tinggi lain
11. Pendaftaran wisuda
4.2 Pengajaran
1. Penjadwalan
2. Perwalian mahasiswa
3. Pelaksanaan kuliah
4. Penyusunan tugas akhir
5. Pemrosesan nilai
6. Pemrosesan perubagan nilai
7. Pemrosesan kelulusan/Yudisium
8. Pemrosesan transkip akademik
4.3 Pengelolaan Informasi Mahasiswa
1. Penetapan status mahasiswa DO akademik
2. Penetapan status mahasiswa DO administrasi
3. Penetapan status mahasiswa DO masa Studi
4. Penetapan status mahasiswa cuti akademik
5. Penetapan status mahasiswa keluar/meninggal
6. Mutasi mahasiswa
4.4 Kurikulum
1. Penetapn kurikulum program studi
2. Penetapan ekiuvalen mata kuliah
3. Penetapan garis besar isi mata kuliah
4.5 Kalender Akademik
1. Penetatapan kalender akademik
4.6 Organisasi Sumber Daya
1. Pengelolaan data dosen dan pegawai
2. Pengelolaan data ruang
3. Pengelolaan data keuangan/biaya kuliah per program studi per tahun angkatan
4.7 Publikasi
1. Profile fakultas
2. Profile universitas
3. Dokumen pendidikan
4. Dokumen aturan pendidikan
5. Kegiatan fakultas
6. Kegiatan universitas
7. Profile dosen
4.8 Klinik Pembelajaran
1. Forum
4.9 Akses Informasi Mahasiswa Melalui Teknologi Handphone/SMS
1. Pelayanan informasi jadwal kuliah
2. Pelayanan informasi nilai
3. Pelayanan informasi IPK
4. Pelayanan informasi jumlah mahasiswa aktif, cuti, keluar, DO
5. Pelayanan informasi status mahasiswa
6. Pelayanan informasi hasil akhir ijian
7. Pelayanan informasi tentang jumlah pertemuan suatu mata kuliah
4.10 Backup System
1. Security
2. Penyalinan data secara rutin
5 Fungsi-fungsi dalam sistem
5.1 Kegiatan dalam Sistem Informasi Akademik
1. Kegiatan Registrasi
a). Registrasi Mahasiswa Baru
b). Rgistrasi mahasiswa lama
c). Akses Biodata
d). Cetak KTM
e). Registrasi mahasiswa lama dengan autodebet
f). Penundaan registrasi mahasiswa lama karena kerja praktek
g). Penundaan mahasiswa lama karena KKN
h). Registrasi mahasiswa pindah program studi dalam satu fakultas
i). REgistrasi mahasiswa pindah dalam satu universitas
j). Registrasi mahasiswa pindah dari perguruan tinggi lain
2. Pengajaran
a). Penjadwalan
b). Perwalian
c). Pelaksanaan Kuliah
d). Monitoring dan evaluasi studi
e). Pendaftaran wisuda
3. Pengelolaan Informasi Mahasiswa
a). Penetapan Penetapan status mahasiswa DO akademik
b). Penetapan status mahasiswa DO administrasi
c). Penetapan status mahasiswa DO masa Studi
d). Penetapan status mahasiswa cuti akademik
e). Penetapan status mahasiswa keluar/meninggal
f). Penetapan status mahasiswa lulus
4. Kurikulum
5. Kalender Akademik
6. Organisasi Sumber Daya
7. Akses informasi Mahasiswa Melalui Teknologi Handphone(SMS gateway)
8. Pembenahan data Evaluasi Program studi
9. Kegiatan Publikasi
a). Profile dan kegiatan universitas
b). Profile dan kegiatan fakultas
c). Dokumen pendidikan
d). Dokumen aturan pendidikan
e). Profile dosen
f.). Klinik Pembelajaran :
- Forum
- Mailing List
- Chatting
10. Backup Sistem
a). Keamanan (Scurity)
b). Penyalinan data rutin (save and restore)
c). Replikasi
6 Deployment
Software harus dapat berjalan dilingkungan network unsoed dan untuk meraealisasikan hal tersebut perlu disusun strategi deployment program saat instalasi di setiap unit di lingkungan unsoed khusus untuk aplikasi yang disusun berdasarka struktur clien-server. Deployment harus seefisien mungkin untuk keperluan instalasi semua user pada kelompok masing- masing.
D. Kualitas Informasi Yang dihasilkan
Untuk dapat menghasilkan keputusan yang terbaik dalam suatu organisasi/ instansi diperlukan sumber informasi dari data yang akurat/tepat dan obyektif. Dengan data yang tepat dan obyektif yang bersumber dari berbagai macam input data akan dapat menampikan dan menghasilkan sumber informasi yang lengkap.
Dalam melakukan penerapan sistim informasi manajemen yang digunakan untuk menunjang kegiatan di Univeritas Jenderal Soedirman dapat dikatakan masih belum optimal bila ditinjau bergabagi indicator yang dipedomani oleh lembaga.
Indikator-indikator tersebut dapat ditinjau dalam 3 (tiga) aspek, yitu :
a. Indikator Input
b. Indikator Proses
c. Indikator Output
a. Indikator Input
Indikator Input merupakan indicator yang didasarkan pada berbagai macam input yang digunakan dalam memperoleh output yang dihasilkan.
Berdasarkan hasil wawancara dengan salah seorang anggota tim analisis sistim informasi Universitas Jenderal Soedirman, maka indicator input yang dihasilkan baru mencapai 70 (tujuh puluh) persen.
b. Indikator Proses
Indikator Proses merupakan indicator keberhasilan dalam melakukan kegiatan pemrosesan data input yang diperlukan dalam sistim informasi manajemen dalam menghasilkan output.
Berdasarkan hasil wawancara dengan salah seorang anggota tim tersebut diperoleh keterangan bahwa dalam penilaian indicator proses telah dicapai 67 (enam pulu tujuh) persen.
c. Indikator Output
Indikator Output merupakan indiaktor keberhasilan memperoleh output yang dapat dicapai dalam menunjang sistim informasi manajemen.
Berdasarkan hasil kajian oleh seorang anggota tim analisis sistim informasi unsoed ini baru mencapai 30 (tiga puluh) persen.
Namun secara keseluruhan bila dibandingkan dengan sistim informasi sendiri menca[ai 63 (enam puluh tiga) persen.Sedangkan bil;a dibanduingkan dengan indicator yang digunakan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional malahan baru mencapai 0,90 ( Nol koma sembilan puluh) persen.
E. Hambatan-Hambatan Dalam Penerapan Sistim Informasi
Dalam melaksanakan kegiatan untuk mendukung Sistim Informasi Manajemen yang dilakukan oleh Tim Analisis Informasi Manajemen Universitas Jenderal Soedirman masih banyak terkendala oleh berbagai hambatan yang mempengaruhi pola kerja penerapan sistim informasi manajemen ini.
Hambatan-hambatan itu, antara lain :
• Formalitas aturan yang mendukung Sistim Informasi Manajemen Universitas Jenderal Soedirman belum ada.
• Tidak semua unit kerja di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman, baik fakultas, lembaga maupun UPT mendukung sepenuhnya langkah-langkah yang dilakukan oleh tim, namun selama ini hanya sekedar himbauan semata.
• Selama ini belum ada ketegasan dari Pimpinan Unversitas, Fakultas maupun unit kerja yang lain tentang perintah keharusan diteraokannya sistim informasi terpadu ini.
• Dukungan dana belum sepenuhnya diperoleh karena prosedur, sehingga penerapan sistim informasi manajemen ini belum maksimal.
• Sumber daya manusia yang dituigaskan secara khusus dalam mengoperasionalkan penerapan sistim informasi pada masing-masing unit kerja masih sangat terbatas.
• Infrastruktur yang digunakan dalam pelaksanaan penerapan sistim informasi ini belum sepenuhnya siap.
• Jaringan Informasi pada seluruh unit dan bagian di lingkungan Unsoed belum memadai.
